Inleiding

In de Lean filosofie worden problemen gestructureerd opgelost. De structuur die in deze opleiding gebruikt wordt is de A3 methode. Waarom een A3? In het verleden was het A3 het grootste vel papier dat gefaxt kon worden. In dit onderdeel worden de stappen op de A3 uitgelegd.

Inhoud

In een verbeterproject volgens de A3 structuur worden de resultaten vastgelegd op een A3. De A3 ontwikkelt zich zo in meerdere stappen (iteraties) tot een actuele samenvatting van het verbeterproject tot dan toe. Je neemt steeds de laatste informatie op in de A3 en past ook eventueel voorgaande stappen aan op basis van voortschrijdend inzicht. Een belangrijke functie van de A3 is die van communicatie. Een compacte en heldere beschrijving van de status van het verbeterproject (vaak in een goede mix van tekst en figuren) is daarom belangrijk

De A3 is nadrukkelijk geen plan van aanpak (!!) dat alleen bij de start van een project opgesteld wordt, maar wordt keer op keer herschreven. In dit iteratieve proces wordt dan steeds de actuele status van het project beschreven, waarbij ook de voorgaande delen regelmatig nog aangepast kunnen worden aan het voortschrijdend inzicht. Ook dit wijkt duidelijk af van een reguliere projectaanpak (volgens de "waterval" methode), waarbij je pas start met een volgende stap als de voorgaande is afgerond. Wel is het natuurlijk zo dat gedurende het project de eerste stappen (Aanleiding / huidige situatie) wel steeds minder gewijzigd worden als de context van het project steeds duidelijker wordt.
Het kan nuttig zijn om de A3 met een potlood te schrijven. Met een potlood zijn tekst en plaatjes snel en gemakkelijk aan te passen. Iedere keer opnieuw schrijven zorgt er ook voor dat bij de derde of vierde keer nog beter nagedacht wordt wat er precies moet komen te staan. 

In onderstaande figuur zie je de standaard indeling van de A3 in basisvakken, die overigens bij de eerste versies ook losgelaten kunnen worden: je kunt dan de gehele A3 gebruiken om bijvoorbeeld de huidige situatie te beschrijven. In een latere fases vat je de uitgebreide beschrijving van de eerste stappen samen in de belangrijkste conclusies, om zo ook weer ruimte te creëren voor de latere stappen in het project



Het gebruik van de PDCA cyclus in de A3
Een goede Lean facilitator maakt in de A3 routinematig gebruik van de PDCA-cyclus. Het consistent gebruik van de PDCA-cyclus is een belangrijke succesfactor voor het gestructureerd verbeteren. Het is zeer aannemelijk dat er meerdere PDCA-cycli gebruikt worden per stap van de A3.
 

Per deel van de A3 kun je meerdere onderwerpen behandelen in meerdere PDCA cycli. Hieronder vind je een korte beschrijving van de PDCA cycli met bijbehorende informatie:

Plan
De stappen 1 - 4 (aanleiding t/m root cause analyse) zijn de PLAN fase van je A3. Deze kost vaak het meeste tijd maar levert een belangrijke basis om oplossingen te genereren die het probleem ook werkelijk in één keer oplossen. Vaak worden meerdere iteraties van de PDCA op meerdere niveaus gebruikt. Je kunt bijvoorbeeld ook het uitvoeren van een meting of analyse beschrijven in een PDCA-cyclus.
Do
De uitvoering van het gemaakte plan. Dit zijn vooral stap 5 en 6 in de A3 (toekomstige situatie en implementatie). Belangrijk aandachtspunt hierbij is de consistentie in je aanpak: lossen de maatregelen het probleem ook echt op? Hoe maak je dat zichtbaar?
Check
Belangrijk onderdeel van stap 7 (borging) is het vastleggen van gemaakte afspraken en daadwerkelijk zichtbaar maken van de resultaten van de maatregelen, ook na invoering. Juist het zichtbaar maken van behaalde successen zorgt voor motivatie om verder te verbeteren, of acties als er toch een terugval optreedt
Act
Eventuele vervolgacties die je wel of niet gaat uitvoeren

In de volgende pagina's wordt dieper ingegaan op de A3. Veel deelnemers vragen of er een standaard format is die ze kunnen gebruiken om de A3 te maken. Die bestaan er zeker. Wij verstrekken deze echter niet. Probeer eerst maar een paar versies van de A3 met de hand te schrijven. 

Kennisclip

In de volgende kennisclip wordt het PDCA denken nog kort toegelicht



Extra bestanden

Er zijn voor dit onderdeel geen relevante bestanden

Extra literatuur

Boek  Hfst  Pag Omschrijving
Managing to learn 0 1 Inleiding 
Managing to learn  1 7  Wat is een A3?


Laatste wijziging: vrijdag, 23 augustus 2024, 07:19