#4140 Route B: FS/CS aanpak

Na route A kijken we nu naar route B: FS/CS aanpak. Deze route is gebaseerd op het Toyota kata gedachtegoed, dat we ook al eerder voorbij hebben zien komen. In essentie gaat deze methode uit van kortcyclische experimenten die in kleine stapjes leiden tot verbeteringen.

Inhoud

Aan de hand van onderstaand voorbeeld wordt bovenstaand figuur uitgelegd.

1. De current state / huidige toestand:
Studenten willen graag na een toets snel hun cijfer weten: het liefst natuurlijk direct na de toets. Vaak duurt het nakijken echter wel 15 werkdagen of nog langer. In de bestaande situatie werden de toetsen ingenomen door de surveillant en bij het tentamenbureau ingeleverd. In dit specifieke geval was het zo dat de toets door meerdere docenten (A t/m F) wordt samengesteld. Zij moeten allen hun eigen vragen nakijken. De toetsen liggen in een centrale afgesloten kast bij de secretaresse. De docenten hebben een volgorde afgesproken waarop zij allen de toets nakijken. Op het moment dat een docent tijd heeft om de toetsen op te halen doet de docent dit. De doorlooptijd van het nakijken is vaak enkele dagen per docent (er wordt nagekeken als de docent tijd heeft, vaak 's avonds of in het weekend). Na docent A volgen de collega B t/m F. Na 15-20 dagen zijn de toetsen geheel nagekeken en wordt het cijfer ingevoerd.

Uit de Ishikawa en de compacte 5 x Waarom kwamen de volgende redenen waarom het nakijkproces ingericht was op de beschreven manier:

• de docenten planden het nakijken niet in hun agenda
• enkele docenten keken het liefst thuis na in rustige, stille omgeving, zodat zij zich  goed kunnen concentreren. Anderen vonden muziek juist prettig
  
• elke docent wilde graag zijn eigen vragen nakijken
• het gebeurde regelmatig dat een docent de toetsen vergat mee te nemen naar school terwijl deze wel klaar waren
  

In route A (de traditionele aanpak) zou vervolgens gekeken worden waar bijvoorbeeld de langste wachttijden zijn  Daar zou gekeken worden naar de kernoorzaken (bijvoorbeeld hoge bezettingsgraad van docenten (hoeveel dan?) en bijvoorbeeld waarom docenten hun eigen vragen na moeten kijken (antwoordmodel is multi-interpretabel). In deze route B kijken we echter eerst naar de gewenste future state / doeltoestand.

2. De future state / doeltoestand:
Belangrijk is om te vermelden dat hier het doel nog steeds leidend is en dat de uitkomsten uit de compacte 5x waarom meegenomen worden in de experimenten. In dit geval moet het toets cijfer binnen 24 uur gemeld zijn naar de studenten. De eerste stap is het beschrijven van een werkpatroon (lees ook: proces, future state en doeltoestand) om dat doel te behalen. Gebruik hiervoor een mapping tool die ook gebruikt is om de huidige situatie vast te leggen. De vraag die aan de groep gesteld kan worden is de volgende: ‘Hoe zou ons werkpatroon eruit moeten zien zodat binnen 24 uur het toets cijfer teruggekoppeld kan worden? Dit is wat het team roept: ‘Als we nu eens de dag na de toets bij elkaar gaan zitten aan één tafel met alle tentamens, direct gaan nakijken en daarna de cijfers direct invoeren in ons systeem dan kunnen we ons doel halen. Goed idee!’. (herkennen jullie het principe Flow in dit idee?)

3. Obstakels en kernoorzaken:
Als er commitment is over dat werkpatroon dan kan aan het team de vraag gesteld worden wat ze tegenhoudt om daar te zijn. Wat zijn de obstakels die in de weg staan om daar te komen. Die benoemt het team met elkaar en in een later stadium van het project kunnen maatregelen bedacht worden om die obstakels uit de weg te werken. In dit voorbeeld was o.a. het nakijken niet ingepland en was er ook geen procedure voor het nakijken. Dat moment werd vervolgens gepland voor de eerstvolgende toets voor alle betrokken docenten. In een processchema werd vastgelegd hoe het proces er uit zou kunnen zien. Door de toetsten te verdelen in meerdere stapeltjes (2 stapeltijd meer dan het aantal aanwezige docenten), konden alle docenten parallel aan de slag met een stapeltje toetsen. Een groot voordeel bleek dat er bij onduidelijke antwoorden gemakkelijk even overlegd kon worden over de beoordeling. Er werden ook afspraken gemaakt over muziek tijdens het nakijken: dat werd alleen toegestaan met oortjes in.

Het resultaat: De werkwijze was een succes en wordt nog steeds toegepast.

Kennisclips

Er zijn geen extra kennisclips voor dit onderdeel. 

Extra bestanden

Er zijn geen extra bestanden voor dit onderdeel. 

Extra literatuur

Er is geen extra literatuur voor dit onderdeel.