#6120 Het monitoren van de voortgang

Om de voortgang van de maatregelen te monitoren maken we gebruik van het Kata-gedachtegoed. Het Kata-gedachtegoed bestaat uit de verbeterstappen van kata en de kata coachingsvragen. Deze zijn in module Toyota Kata verbeterroutines behandeld. Het monitoren van de voortgang, a.d.h.v. de kata coachingsvragen, helpt de facilitator maar helpt vooral het verbeterteam focus te houden en wekelijks kleine stappen te zetten. 

Inhoud

Nadat het grafisch actieplan gemaakt is kan de voortgang bijgehouden worden. Het grafisch actieplan is een richtlijn. Het is vooral duidelijk wie aan welke deliverable werkt, wat de inhoud van die deliverable is en wanneer die af moet zijn. De stappen zijn enigszins vastgelegd, echter de route gaat altijd anders dan verwacht. Om daar flexibel mee om te gaan wordt wekelijks gekeken waar men staat en wat de volgende stappen zijn. Op die manier is er flexibiliteit. 

Voordat je start met het bewaken van de voortgang is het van belang dat er afspraken met de juiste betrokkenen worden ingepland die in een bepaalde frequentie plaatsvinden. Over het algemeen wordt er een frequentie van 1 keer per week afgesproken. De duur van de afspraak is maximaal 30 minuten. En om dat te kunnen realiseren, hanteer je de volgende afspraken met elkaar. 

• Het bord is voor de start van de bijeenkomst bijgewerkt
• Er vinden tijdens de bijeenkomst geen inhoudelijk gesprekken/discussies plaats. Mocht het nodig zijn om er verder op door te praten dan wordt er op een later tijdstip een vervolgafspraak gepland met desbetreffende betrokkenen
• De tijd wordt door de facilitator goed in de gaten gehouden en hij/zij zorgt ervoor dat de bijeenkomst niet langer duurt dan de afgesproken tijd. Heb je meer tijd nodig dan van tevoren gepland? Wees dan kritisch of er niet te veel tijd wordt genomen voor bepaalde punten. Houdt het kort.

De kata coachingsvragen kunnen letterlijk gebruikt worden maar ze kunnen ook in een verbasterde vorm terugkomen. In onderstaand voorbeeld komen ze in verbasterde vorm terug. Het voorbeeld gaat over het proces rondom het reserveren van een ruimte met catering en middelen. In het bord is er 1 maatregel uitgewerkt en het ziet er als volgt uit:

De voortgangsmeeting

Als facilitator volg je de vragen die op het bord staan. Zorg ervoor dat je van te voren goed op de hoogte bent waar het verbetertraject over gaat en dat je goed weet aan welke maatregelen er gewerkt wordt en wat de doelen van het project zijn.

Tijdens het doornemen van de actiepunten let je erop dat:

• De actiepunten (to do’s) duidelijk zijn omschreven
• De actiepunten in het tijdsbestek dat er beschikbaar is, uitgevoerd kunnen worden. Dus let erop dat de actiepunten niet te groot zijn.
• De juiste mensen betrokken worden bij de actiepunten.

Kennisclips

Er zijn geen extra kennisclips voor dit onderdeel. 

Extra bestanden

Er zijn geen extra bestanden voor dit onderdeel. 

Extra literatuur

Boek	Hoofstuk	pagina	Titel hoofdstuk
lean green belt (van        Kollenburg)	10.4	182	Het maken van een implementatieplan
lean green belt (van Kollenburg)	10.5	185	Het uitvoeren van een implementatieplan
lean green belt (van Kollenburg)	10.6	186	Het meten van het effect van je verbeteringen