#5420 Het onderbouwen van de maatregelen

Nu de definitieve maatregelen voor de oorzaken gekozen zijn kunnen ze ingevoerd worden. Een stap die nog gezet moet worden is het onderbouwen van de maatregelen.

Het onderbouwen is een goede terugkoppeling naar het doel maken. Hoeveel impact gaat iedere maatregel nu op het doel hebben? Bereikt het team met deze maatregelen het doel? Of worden er nu te weinig of te veel maatregelen genomen. Hoe concreter de maatregel hoe makkelijker de impact te bepalen is. Deze stap kan ook zichtbaar maken dat de maatregel te vaag is. Ga dan terug naar de tekentafel. Door middel van onderstaande trapgrafieken kan de impact van iedere maatregel zichtbaar gemaakt worden. 

De linker staaf geeft de huidige performance van het proces aan. Dit staat bij in de aanleiding of huidige situatie in de A3. Dus de gemiddelde bewerkingstijd was net iets boven de 250 minuten. Daarna volgen 2 maatregelen (Het aantal is in ieder project verschillend) die geïmplementeerd zijn of worden. Het afschaffen van het format heeft een impact van +- 150 minuten. De tweede maatregel heeft een impact van ongeveer 50 minuten. De rechter staaf geeft de nieuwe (te verwachten) bewerkingstijd weer. Die zal rond de 50 minuten komen te liggen. Dit zou overeen moeten komen met het doel uit de A3. 

Hoe kom je aan de data?

Hoe kan de impact van een maatregel bepaald worden? Dit is namelijk niet altijd even makkelijk. Onderstaand staan mogelijkheden opgesomd:

• In de huidige situatie heb je de tijd gemeten van de stap die vervallen is (pak die tijd)
• Door een experiment te doen en dit experiment te meten
• Een schatting van de tijd te maken die bespaard gaat worden

Op deze manier worden de maatregelen onderbouwd.

Financiële onderbouwing

Naast de onderbouwing van de maatregelen, die vrijwel altijd gericht zijn op het Quality of Delivery aspect, is het nodig om dit te vertalen naar het kosten aspect. Wat levert die financieel op. In de aanleiding is al een inschatting gemaakt. Maak in deze fase een reële case met benodigde investeringen:

Voorbeeld

In de aanleiding stond als voorbeeld het volgende:

Klanten retourneren vaak hun product: maandelijks is dit 20 keer á 2 uur werk a € 100,- per uur = €4000,- per maand en dat is €48000,- op jaarbasis aan extra kosten

Na de verschillende stappen uit de A3 en nieuwe metingen dit de nieuwe werkelijkheid:

• Maandelijks retourneren klanten gemiddeld 15 keer een product
• Uit onderzoek bleek dat dit 2,5 uur werk is 
• Het uurtarief is 100,- per uur 
• De jaarlijkse baten zijn 15 * 2,5 = 37,5 uur per maand en dat is €3750 per maand (12 * €3750,- = € 45000, - per jaar)
• Een eenmalige investering van € 5000,- voor een IT-module
• Jaarlijkse beheerkosten van € 2000,- 

Ton van Kollenburg heeft het in zijn boek over het berekenen van de Pay Out Time. In dit geval is de Pay Out Time € 5000,-  /  (€ 45000 - € 2000) = 0,11 jaar

Maak in de A3 dit soort getallen expliciet, zodat duidelijk wordt wat de financiële impact is van het project. 

Kennisclips