#5380 5S

• 5S elimineert verspillingen (zoeken!);
• 5S verhoogt productiviteit
• 5S creëert een schone, veilige en plezierige werkomgeving;

5S is een middel om productiviteit en klantwaarde te vergroten, en nooit een doel op zichzelf

Inhoud

De achterliggende gedachte bij 5S is dat alles in de werkomgeving zo moet zijn ingericht dat het de uitvoering van het werk ondersteunt. Er ligt niets op de werkplek dat er niet hoort, alles is makkelijk terug te vinden, voorraden kunnen direct inzichtelijk worden gemaakt, het is de basis voor continu verbeteren. 5S staat voor 5 stappen waarin de werkomgeving (breder dan de eigen werkplek!) opruimt, inricht en op orde houdt.

• Scheiden – alles wat niet nodig is voor de uitvoering van het werk wordt verwijderd
• Schikken – alles wat nodig is voor de uitvoering van het werk krijgt een eigen, vaste plek.
• Schoonmaken – werkomgeving, machines, gereedschappen, alles is schoon en in goede conditie
• Standaardiseren – het op orde houden van werkomgeving, de eerste 3 S'en regelmatig toepassen op een vaste manier
• Standhouden – discipline hebben bij het uitvoeren en voortdurende verbeteren van de 5S activiteiten

Voor een 5S sessie moet je collega’s goed voorbereiden. Onderdeel van de voorbereiding is de uitleg van 5S en waarom het nodig is. Je raakt met 5S de dagelijkse werkomgeving van de collega’s. Dat is persoonlijk. Je moet daarom met een goede uitleg komen. Stel je zelf voor hoe jij het zou vinden als je werkplek opnieuw wordt ingericht, zonder dat je daar zelf iets over te zeggen hebt.

In stap 1: Scheiden is het belangrijk om in de voorbereiding te regelen wat je doet met overtollig materiaal. Zaken zomaar weggooien gaat mensen vaak moeilijk af en roept vaak veel weerstand op: "Het is een duur onderdeel…, je hebt het misschien nog eens nodig…, we weten niet van wie het is dus kun je het niet weggooien…" Er zijn veel bezwaren. Het inrichten van een "Red-tag area" gebied is dan een nuttig hulpmiddel. Zaken die niet nodig lijken maar die men echt niet weg wil gooien worden op een vaste, begrensde plek weggezet, en worden voorzien van een zogenaamde Red-tag (5S-label, zie afbeelding). Als men het gebruikt wordt dit genoteerd op ‘Red-tag’ (wie, wanneer, hoeveel heeft gebruikt). Is het na 3 maanden niet is gebruikt, dan wordt het alsnog weggegooid of verkocht.

Voor stap 2: Schikken is het belangrijk om te bepalen waar de spullen die je wel nodig hebt moeten liggen. Daarvoor wordt vaak gebruik gemaakt een tabel als de onderstaande. Deze kun je natuurlijk ook aanpassen voor je eigen organisatie, of afdeling. Het beschikbaar maken van goede en logische opbergmiddelen is een belangrijke succesfactor voor deze stap.

Stap 3: Schoonmaken is wellicht één van de minst populaire klussen in het werk van veel mensen. Maar daarom niet minder belangrijk: Schoonmaken is uitstekend middel voor inspectie van apparatuur en machines (daarom is het belangrijk dat medewerkers met kennis van de apparatuur zelf schoonmaken) en schone werkplekken vermijden frustratie en stress. Dagelijks schoonmaken moet daarom onderdeel zijn van het normale werk (elke dag bijhouden, niet alleen voor de vakantie!). Hiervoor is het belangrijk dat de geëigende schoonmaakmiddelen en werkwijzen aanwezig zijn en dat onnodige activiteiten geëlimineerd worden.

Stap 4: Standaardiseren gaat over het maken van afspraken over welke acties op regelmatige basis nodig zijn om de resultaten te borgen. Aandachtspunten hierbij zijn:

• Definieer een gestandaardiseerde aanpak in goed overleg (consensus!) met alle betrokkenen
• Bepaal wat gedaan moet worden op een reguliere basis voor het onderhoud van de werkplek
• Bepaal de beoogde frequentie: dagelijks, wekelijks, maandelijks en halfjaarlijks.
• Maak gestandaardiseerde 5S checklijsten en wijs verantwoordelijke personen aan
• Maak afwijken van de afspraak zichtbaar voor iedereen, door gebruik van visueel management

Stap 5: Standhouden blijkt een lastige opgave voor veel organisaties die starten met 5S. De resultaten (en het beeld) bij e start zijn vaak veelbelovend, maar het houden aan afspraken blijkt in de praktijk nogal eens lastig. Vaak wordt de oorzaak gelegd bij een gebrek aan discipline. Dat is echter maar een deel van de verklaring. Vaak zien we dat bij het opstellen van de standaarden niet genoeg tijd wordt genomen om te kijken hoe maatregelen echt uitgevoerd moeten worden, en daarover met alle betrokkenen te overleggen. Het in goed overleg opstellen van de standaarden is een belangrijk middel om dat gebrek aan discipline te compenseren. Een nuttig uitgangspunt is dan ook: "des te minder zelfdiscipline nodig is, des te beter”

Daarnaast is ook het auditen van 5S een belangrijk hulpmiddel om de resultaten vast te houden. Belangrijk daarbij is dat medewerkers zelf of van andere afdelingen deze audits uitvoeren (niet een leidinggevende of manager!). Op basis van een checklist zijn deze meetbaar maken en zijn de resultaten zichtbaar te maken. Sommige organisaties koppelen hier een soort competitie (afdelingen auditen elkaar daarbij) tussen afdelingen aan met een beloning voor de best presterende (een teamuitje dat men zelf mag bepalen; ook goed voor de teamspirit!). Bij de bestanden vind je een voorbeeld van een 5S-auditformulier.Ook hier geldt: pas dit aan naar je eigen organisatie of afdeling.

5S samengevat:

Kennisclips

Extra bestanden

Extra literatuur