#1330 De probleemstelling en KPI

Inleiding

Er is een start gemaakt met het Lean traject. Links en rechts is met verschillende collega’s gesproken over de opdracht. Met de teken het probleem workshop en de probleemboom kan het probleem gedefinieerd zijn. Maar welke stap wordt er dan gezet?

Inhoud

In een traditionele (niet-Lean) omgeving bestaat de neiging om direct met een oplossing voor een probleem aan de slag te gaan als de directeur of teamleider dit aandraagt. Het kan ook zijn dat een collega, die altijd vooraan staat, zegt dat er iets aan het probleem moet gebeuren. Ook dan gaan we rennen. Vaak is dit gebaseerd op gevoel en is het niet objectief en kwantitatief gemaakt. Daarom moeten we eerst uit het gevoel komen en komen tot een goede probleemstelling. 

Onderwerp + een afwijking van de norm

Een goede probleemstelling bestaat uit een onderwerp + afwijking van de norm, die bij voorkeur geredeneerd is vanuit het perspectief van de klant. Als voorbeeld voor een goede probleemstelling voor een pizzeria: 50% van de pizza's wordt niet binnen 20 minuten geleverd. Dit is duidelijk een probleem vanuit de klant (namelijk te laat geleverd; te koppelen aan Delivery), het heeft een onderwerp en er is een afwijking van de norm. 

Definiëren van de KPI voor het verbeterproject

Het aantal of percentage pizza's in het voorbeeld, dat te laat (of op tijd) wordt geleverd wordt vaak de KPI genoemd, de Kritische Prestatie Indicator. Het koppelen van het probleem aan zo'n KPI (een meetbare grootheid) helpt enorm om deze kwantificeerbaar, meetbaar en concreet te maken. Niet alleen bij het definiëren van het probleem, maar eigenlijk over de gehele A3: ook bij de doelstelling, en zeker ook bij de tegenmaatregelen en borging om zichtbaar te maken wat het effect is van je project, en of dat effect ook voldoende is om het probleem op te lossen. De KPI is daarmee een terugkerende element in alle onderdelen van de A3

Data verzamelen en analyseren

Het komt niet vaak voor dat organisaties met een pas-klaar kwantitatieve probleembeschijving aankomen. De facilitator moet dit actief uitvragen en/of verzamelen voor de te onderzoeken KPI. Bij de start van de aanleiding mag dit overigens indicatief zijn. Een schatting zegt al veel maar daarna moet dit wel verder onderbouwd worden met data, zodat duidelijk wordt wat er precies aan de hand is..  Er zijn meer redenen om data te gebruiken aan het begin van het traject:

• Het maakt de omvang van het probleem duidelijk, en daarmee de noodzaak om het aan te pakken.
  
• Het is een 0-meting (zodat later gemeten kan worden of het proces beter presteert)
• Het geeft focus voor het A3 project
• Het is een hulpmiddel om het doel meetbaar te maken

Indien er onvoldoende bestaande data voor de KPI beschikbaar zijn uit bijvoorbeeld computersystemen, kan de facilitator actief data verzamelen om de afwijking van de norm vast te kunnen stellen en uiteindelijk met elkaar vast te stellen dat er echt een probleem is waaraan gewerkt gaat worden. Dit kan later in het traject vertaald worden naar een kwantitatieve doelstelling voor de KPI. Bekijk voor het verzamelen en analyseren van data naar de betreffende module: 8.0 Introductie data verzamelen en analyseren

Kennisclip

Er is voor dit onderdeel geen relevante kennisclip.

Extra bestanden

Er zijn voor dit onderdeel geen relevante bestanden.

Extra literatuur