#3110 Het verbeterpatroon

In de Lean filosofie zitten een heleboel gereedschappen, zoals een Value Stream Map of bijvoorbeeld een Probleemdefinitie sheet. Veel organisaties gingen die gereedschappen gebruiken nadat de eerste  de eerste boeken over Lean in de jaren '90 verschenen. Toch werden ze niet zo succesvol als Toyota. Hoe kwam dat? In dit onderdeel wordt een patroon uitgelegd wat ongeveer 10 jaar geleden is beschreven. 

Inhoud

Dit patroon is ontdekt door Mike Rother en is beschreven in het boek Toyota Kata. Kata komt uit de karate wereld en staat voor vaste routines. De Lean gereedschappen kunnen goed in deze Kata gebruikt worden. Het patroon ziet er als volgt uit:

Dit patroon is generiek en kan op iedere situatie en op meerdere niveaus worden toegepast. Het patroon lijkt makkelijk maar is tegelijkertijd daarom wel lastig. 

Uitleg verbeter Kata

Nr.	Stap	Uitleg
1	De uitdaging	De start is de uitdaging. De uitdaging ligt ver weg in de toekomst en hoeft niet direct bereikt te worden. De kata kan toegepast worden op een proces. In diepste wezen wil een student na het doen van een toets direct het cijfer krijgen. Direct is in Quality, Delivery, Cost termen binnen 0 dagen. Een doorlooptijd van 0 dagen. In veel situaties is dit nu nog niet zo.
2	De huidige situatie	Want hoeveel dagen duurt het nu? Dat is de tweede stap. Nu kan het zijn dat de doorlooptijd gemiddeld 15 dagen is. Er is een duidelijk gat tussen de uitdaging en de huidige situatie. Als tegen een docententeam gezegd wordt dat dit gat er over 2 maanden niet meer mag zijn dan zal er ongetwijfeld weerstand ontstaan. Dat is niet mogelijk binnen de gestelde termijn.
3	De doeltoestand	Daarom is er een doeltoestand. Deze doeltoestand ligt tussen de huidige situatie en de uitdaging in. Over 2 maanden het cijfer gemiddeld binnen 7 dagen bekend maken aan de student kan een goede doeltoestand zijn. Dit is stap richting de uitdaging en kan in de tijd wel door het team gezet worden.
4	Experimenteren	Als de doeltoestand helder is kan bepaald worden welke obstakels in de weg staan om te komen bij die doeltoestand. Er kunnen meerdere obstakels zijn. 'Ja-maar' wordt door veel mensen als iets negatiefs gezien. Vanuit de Kata gedachte is dit juist positief, omdat iemand een obstakel op tafel legt. Hier kan aan gewerkt worden. Het idee is door kleine maatregelen / experimenten te leren en zo dichter bij de doeltoestand te komen. Een idee kan zijn om de nakijktijd direct na de toets van de betreffende docenten te plannen en dan samen na te kijken. Vaak zijn er veel meer obstakels die weggewerkt moeten worden om de doeltoestand te halen. Het interessante is dat Mike Rother aangeeft dat het eigenlijk niet uit maakt met welke je begint. Pak er gewoon één en voer een PDCA experiment uit. Pak dan de volgende op.

Het Toyota Kata patroon en de A3
Dit patroon kan op meer niveaus worden toegepast. Ook in de A3 komt het duidelijk terug. Hierbij een korte uitleg. 

Uitleg verbeter Kata in de A3

Nr.	Stap	Uitleg
1	De uitdaging	De uitdaging wordt ook wel de true north genoemd en deze komt terug onder de stap 'doel'.
2	De huidige situatie	De huidige situatie komt in de vorm van een procesbeschrijving en de performance van het proces terug bij de 'huidige situatie'
3	De doeltoestand	De doeltoestand kan ook gelezen worden als doel & toestand. Het doel komt terug onder de stap 'doel' in de A3. De toestand is een beschrijving van het proces zoals het zou moeten zijn om het doel te behalen. Deze toestandsbeschrijving komt in de vorm van een nieuwe procesbeschrijving terug bij de 'toekomstige situatie' in de A3.
4	Experimenteren	Experimenten zijn ook wel maatregelen. Deze komen zowel terug bij de 'toekomstige situatie' als bij 'implementatie' in de A3

Kennisclips

In onderstaande kennisclip wordt Toyota kata nog een keer uitgelegd aan de hand van een persoonlijk voorbeeld:

Extra bestanden

Er zijn geen relevante bestanden voor dit onderdeel.

Extra literatuur

Op de volgende website is meer informatie over Toyota Kata te vinden: Toyota Kata NL

Boek	hfst	pag	Hoofdstuk titel
lean green belt (van Kollenburg)	5.7	92	Gestructureerd experimenteren: Toyota Kata