#5136 Algemene ontwerpregels voor een Lean proces (YB/GB)

In dit onderdeel worden 10 algemene ontwerpregels voor de inrichting van een Lean proces behandeld. Deze ontwerpregels komen uit het boek Lean Administration 2 van Wiegand, B. en Nutz, K.. Allereerst zullen de ontwerpregels hoog over doorgenomen worden. Daarna zal iedere ontwerpregel verdiepend doorgenomen worden. 

Inhoud

De schrijvers Wiegand, B en Nutz, K. presenteren een 10-stappenplan voor het optimaliseren van administratieve processen (zie download onder). Deze stappen zijn echter beter uit te leggen als ontwerpregels die deels ook overlappend kunnen zijn, en breed toepasbaar zijn. Je gebruikt ze als basis om te checken of maatregelen bijdragen aan een Lean omgeving. Een proces dat aan alle ontwerpregels voldoet is de ideal state/uitdaging. De 10 ontwerpregels bevat de volgende 10 kernpunten:

1. Het creëren van waarde zonder verspilling. Per processtap kan de vraag gesteld worden: wil de klant hiervoor betalen. Stel we nemen een enquête af en we gaan de gegevens van de enquête in een datasheet typen dan kunnen we hierbij de vraag stellen of de klant voor deze stap zou willen betalen. 
2. Het reduceren en definiëren van interfaces. Een interface is een overdrachtsmoment tussen medewerkers. Uit onderzoek is gebleken dat bij overdrachtsmomenten vaak iets misgaat. 
3. Het minimaliseren van voorraad en herbewerkingen. In een serviceproces moeten bijvoorbeeld nog 40 facturen afgehandeld worden. Dit is een voorbeeld van voorraad. Herbewerking betekent dat er facturen de deur uit worden gedaan die niet goed zijn. Die moeten hersteld worden. 
4. Het weghalen van bottlenecks. Een bottleneck is een kritiek punt in een proces, waar proces vertraagt of het werk zich ophoopt. Daardoor ontstaat vaak voorraad waaraan een bottleneck te herkennen is. Bottlenecks kunnen overal in een proces zitten. Als al het werk via één specifieke medewerker moet gaan dan zit daar vaak de bottleneck. 
5. Het verkorten van goedkeurings loops. Als leidinggevende op leidinggevende akkoord moeten geven op een voorstel dan duurt het vaak lang voordat de goedkeuring gegeven is.
6. Het definiëren van informatie behoeften. Bespreek per processtap goed welke informatie nodig is om de stap uit te voeren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan hoe  formulieren er uit moeten zien om fouten of ontbrekende informatie te voorkomen. 
7. Parallel werken. Voer werk niet alleen maar achter elkaar uit maar voer waar het kan werk gelijktijdig met meerdere personen uit (als verschillende mensen aan verschillende delen van het product kunnen werken).
   
8. Het naar voren halen van go/no-go momenten. In bijvoorbeeld een offerte proces volgt op x moment de goedkeuring van een opdrachtgever. Er wordt risico gelopen als er al veel werk gedaan is terwijl de offerte nog niet is goedgekeurd. 
9. Het pull werken. Een mooi voorbeeld is het uitleveren van notebooks aan nieuwe medewerkers. Bij een grote organisatie is het verstandig om een kleine voorraad notebooks te hebben die direct uitgeleverd kunnen worden. Als er een notebook uitgeleverd wordt dan gaat er een signaal naar de back office om op een nieuwe notebook installaties te draaien. Vervolgens gaat er vanuit daar een pull signaal naar de besteller om een nieuwe notebook te bestellen.  
10. De laatste stap is het omgaan met variatie. Er zijn verschillende soorten variatie. Bij een balie van de gemeente is er altijd variatie in aankomsten van burgers. Het is niet ieder uur even druk. Niet iedere medewerker zal daarnaast even snel een paspoort afleveren. Dit is een andere vorm van variatie. 

In onderstaande kennisclip wordt iedere ontwerpregel uitgelegd en wordt een voorbeeld gegeven per regel.

Kennisclips

Extra bestanden

De 10 ontwerpregels voor services komen uit lean administration 2. Hierbij de verdiepende theorie: 10 ontwerpregels Lean administration Wiegand, Nutz

Extra literatuur

Er is geen extra literatuur voor dit onderdeel